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Como escolher o software de faturação para a sua empresa

Ao longo da minha carreira já tive que escolher muitas vezes software de faturação para lojas. Cada loja tem as suas necessidades próprias, e por isso não há uma solução única. É por isso que muitas marcas de software de faturação têm diferentes soluções para diferentes casos.

Aqui ficam os meus conselhos para escolher o software:

  • Não escolha apenas pelo preço. Isto não quer dizer que muitas vezes a solução mais barata não sirva para o seu caso. Por vezes acontece que é suficiente e o preço deve ser um fator a ter em conta, mas deixe o critério do preço para o fim.
  • Há software que só faz faturação (só permite fazer documentos de venda). E há software que também permite fazer a gestão de stocks e compras (ou seja permite que você possa saber qual a quantidade existente de cada produto, entra outras informações). A gestão de stocks é muito importante para a gestão de uma empresa, e permite poupar muito dinheiro em compras, mas dá algum trabalho manter este sistema. Só compre um software com gestão de stocks, se achar que vai ter tempo para o utilizar.
  • Faça uma lista de tudo o que precisa que o software faça. Faça uma lista muito completa, ponha tudo, mesmo aquilo que achar que é básico. Alguns software fazem coisas complicadas, mas não fazem coisas bem mais simples.
  • A sua lista deve ter tarefas (exemplo: permitir ter várias caixas a trabalhar ao mesmo tempo), e relatórios ou listagens (exemplo: saber quais as horas a que se vende mais)
  • Indique qual é o seu hardware (computador, impressora, scanner) ao vendedor, e pergunte se são compatíveis.
  • Confirme que o software é certificado pela Autoridade Tributária. Em Portugal a certificação é obrigatória. Se utilizar software não certificado poderá estar sujeito a multa. Confirme diretamente com a AT. As empresas lideres do mercado estão certificadas, mas as mais pequenas podem estar ou não.
  • A realidade é que para a maioria das empresas, a utilização do software vai-se limitar ao mais básico. Por isso é muito importante que você escolha uma empresa que dê uma boa assistência e ajuda. Mais tarde ou mais cedo todas as empresas precisam de ajuda técnica da empresa de software. Você quer uma empresa que não lhe cobre mais por essa assistência e que lhe dê ajuda quase imediata.
  • O custo do software não é apenas o custo de compra inicial. Podem existir contratos anuais, ou de manutenção. Veja esses custos todos.

 

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